5 astuces pour mieux gérer votre temps et vos e-mails

Depuis le début de la crise sanitaire, le télétravail s’est imposé, et vous y avez certainement été confronté, au moins ponctuellement. Cette nouvelle méthode de fonctionnement a mis en évidence un certain nombre de problèmes, comme des difficultés à être productif, à organiser son travail ou à manager à distance. De manière générale, il peut parfois être difficile de bien compartimenter tous les aspects de sa vie professionnelle. Vous avez par moment l’impression de subir les e-mails que vous recevez ? Vous croulez sous les responsabilités et avez l’impression de vous éparpiller ? Vous perdez un temps fou à trier les informations que vous recevez ? Cet article est fait pour vous !

Voici quelques conseils pour apprendre à gérer vos e-mails et votre temps

1) Arrêtez de subir et prenez du recul dans votre organisation

Recevoir plusieurs emails par heure crée nécessairement une pression, un sentiment de puits sans fond. Or, la plupart de ces e-mails ne nécessite pas de réponse urgente, et peut attendre que vous ayez le temps de vous en occuper. Respirez un bon coup, détendez vous, et gérez vos priorités correctement. Vous serez bien plus efficace dans votre travail ! Facile à dire, mais comment faire ? La première chose est de supprimer les notifications, savez-vous qu’il faut plus de 64 secondes pour vous reconcentrer après avoir été interrompu par une notification ? Une fois la suppression des notifications faite, choisissez des créneaux pour consulter vos mails et une durée à ne pas dépasser. Pensez à mettre dans votre agenda les actions qui découlent des mails.

2) Simplifiez vos échanges pour plus d’efficacité

Vous traitez des demandes entrantes mais il manque toujours certaines informations, et certains sujets se transforment en véritable partie de ping-pong écrit ? Essayez de récolter toutes les informations dont vous avez besoin dans un seul mail, pour éviter les échanges inutiles. Synthétisez vos idées, soyez concis et clair dans vos besoins, et n’ayez pas peur de demander beaucoup d’informations dans un e-mail, quitte à utiliser un formulaire type. Mieux vaut un e-mail chargé mais complet qu’une dizaine d’e-mails comportant seulement des bribes d’information à chaque fois. Beaucoup de gens croient formuler une demande claire par écrit alors qu’en réalité ils formulent un souhait, c’est-à-dire qu’il manque une dead line par exemple qui aiderait le destinataire à gérer ses priorités.

3) Soyez toujours respectueux et courtois dans vos échanges, créez de la convivialité

En cette période de télétravail, avez-vous pensé à l’utilisation du chat ou texto pour un petit message de bonjour le matin, un message « gratuit » qui mette vos collègues dans de bonnes dispositions ? Soyez créatif pour remplacer les échanges informels à la machine café qui n’existent plus. Un Café Zoom/Teams régulier motivera toute l’équipe.Lorsque vous recevez un e-mail désagréable, il peut vous arriver de vouloir répondre à chaud, ou de vouloir recadrer une équipe qui n’a pas travaillé de manière satisfaisante à vos yeux. Cela ne peut rien engendrer de positif. La communication non-violente est une des clés de l’atmosphère positive au travail : prenez le temps d’identifier votre besoin et de formuler un feed-back factuel au téléphone ou en face à face quand c’est possible. Vous constaterez que vos échanges par mails seront moins tendus et stressants, pour vous comme pour les autres, car c’est un des problèmes de l’écrit, l’interprétation négative est facile et d’autant plus si on n’a aucune autre forme de contact !

4) Apprenez à vous retirer si nécessaire

Il peut vous arriver de recevoir beaucoup de mails qui ne vous sont pas spécialement destinés, sur lesquels vous êtes simplement en copie. Créez une règle pour les mettre dans une autre couleur afin de faciliter la gestion de vos priorités ou prenez le temps de demander aux expéditeurs de ne pas vous mettre en copie. Faites de même quand vous écrivez. Eviter les gens en copie et sachez les retirer lorsque vous répondez, c’est écologique, pas seulement au sens environnemental, mais aussi en matière de sérénité De même, vous assistez parfois à des réunions improductives, mais vous n’osez pas dire non, de peur de vexer l’organisateur ou parce que vous vous sentez obligé. Lorsque vous sentez que vous perdez en efficacité, apprenez à vous recentrer sur ce que vous devez faire, à responsabiliser votre entourage et à agir en vérité : annoncer qu’on n’assistera plus à tel type de réunions permettra sans doute à l’organisateur de s’interroger sur la finalité de celle-ci. Et vous pouvez demander à accéder aux comptes rendus qui seront stockés dans un espace partagé, pas envoyés par mails !

5) En tant que manager, responsabilisez vos équipes

Vous préférez être mis systématiquement en copie des mails envoyés et reçus par vos collaborateurs ? Essayez de comprendre en toute honnêteté pourquoi vous le faites, pour vous vous rassurer, surveiller, accompagner ? Savez-vous que cela peut engendrer de la pression et une baisse de motivation de leur part ? Laissez leur davantage de responsabilités, apprenez à déléguer et vous en récolterez les fruits : vous serez moins débordé par un afflux de mails constants, et vos collaborateurs se sentiront plus en confiance et plus libres dans leurs journées de travail et ils développeront leur capacité à décider ou valider. Apprenez à lâcher la bride en expliquant pourquoi vous le faites (ce n’est pas du désintérêt) et que vous restez disponible en cas de besoin. Quand un collaborateur vous demande une validation ou votre avis sur un mail, pensez à lui demander d’abord ce que lui en pense et quelle solution il envisage, cela vous permettra d’identifier plus vite celui qui a besoin de monter en compétence de celui qui manque de confiance en lui mais qui au fond sait gérer ou encore de celui qui vous prend pour un despote et n’est plus motivé du tout (« pourquoi me fatiguer, mon boss veut donner son avis sur tout ! »). Attention, cette étape très importante va à l’encontre de l’ego, montrer qu’on a la réponse est une tentation bien humaine ou un réflexe pour aller plus vite. Si vous avez mal à faire confiance, privilégiez un point hebdomadaire au téléphone ou en visio avec tel ou tel collaborateur sur ses dossiers en cours. Manager c’est investir du temps pour faire grandir ses équipes. Quand un manager se plaint que ses collaborateurs le dérangent sans cesse, il devrait d’abord de demander à quels besoins répond le mode de travail qu’il soutient au quotidien..

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